突如其來(lái)的疫情讓企業(yè)被動(dòng)開(kāi)啟了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公模式。OA系統(tǒng)，企業(yè)微信、釘釘……各種遠(yuǎn)程協(xié)同平臺(tái)和工具紛紛登臺(tái)；月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，日匯報(bào)、周例會(huì)，隨時(shí)小組視頻會(huì)議……居家情況下工作開(kāi)展依舊如火如荼。

但一個(gè)月下來(lái)發(fā)現(xiàn)，有的人離開(kāi)了集中辦公的環(huán)境，不會(huì)安排自己的工作，天天需要領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程監(jiān)督；有的人每天日?qǐng)?bào)一堆瑣事十分忙碌，一個(gè)月下來(lái)卻沒(méi)有完成月目標(biāo)；有的人各種工作協(xié)作，忙活一天，晚上才有時(shí)間加班干自己手頭的工作。于是，我們聽(tīng)到有人吶喊：“居家辦公怎么比上班還累？”

我們?yōu)槭裁雌綍r(shí)要集中到一起辦公，主要是為了提高以分工為基礎(chǔ)的協(xié)同效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織績(jī)效。而現(xiàn)在的技術(shù)手段、工作流程、組織形式讓我們的大部分作業(yè)可以突破空間限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)作。同時(shí)，隨著外部環(huán)境的進(jìn)一步復(fù)雜化，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公也將成為企業(yè)的硬核能力之一。那么，如何提高遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的效率呢？除了自律之外，我們需要系統(tǒng)化的協(xié)同工作管理。

遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的四種形態(tài)

能夠?qū)崿F(xiàn)居家遠(yuǎn)程辦公的一般有兩種工作性質(zhì)，并且可以以?xún)煞N工作方式開(kāi)展工作。兩種工作性質(zhì)分別為知識(shí)型工作和程序性工作。知識(shí)型工作是指工作標(biāo)準(zhǔn)化程度低，工作成績(jī)難以用時(shí)間投入來(lái)衡量，工作成果優(yōu)劣難以判斷的工作，比如研發(fā)工作、各種創(chuàng)作工作。程序型工作是指工作標(biāo)準(zhǔn)化程度高，工作成績(jī)通常與時(shí)間投入度相關(guān)，工作成果優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn)明確的工作，比如客戶(hù)信息處理、后臺(tái)數(shù)據(jù)維護(hù)等工作。這兩種工作我們可以以個(gè)體工作為主或以協(xié)同工作為主的方式開(kāi)展工作。個(gè)體工作為主的工作方式相對(duì)是工作者能夠完全自主控制工作節(jié)奏的，較少的時(shí)間會(huì)被外部因素打斷，工作效率的提高依靠個(gè)人極強(qiáng)的工作計(jì)劃性和工作專(zhuān)注度。協(xié)同工作為主的工作方式對(duì)工作者來(lái)講很難自主控制工作節(jié)奏，工作計(jì)劃極易被打亂，存在大量的并線(xiàn)工作，工作被打斷的時(shí)間難以預(yù)估，工作時(shí)間被打散成若干個(gè)小塊時(shí)間。

實(shí)際工作中，我們可能既要處理知識(shí)型工作，又要處理程序型工作，既是個(gè)體工作者，又是協(xié)同工作者，但一定有所側(cè)重。因此，我們通過(guò)工作方式和工作性質(zhì)的組合區(qū)分出四種遠(yuǎn)程辦公形態(tài)，并分析四種遠(yuǎn)程辦公形態(tài)下組織如何進(jìn)行系統(tǒng)化的協(xié)同工作管理，個(gè)人如何提高協(xié)同工作效率。

四種遠(yuǎn)程辦公形態(tài)的協(xié)同管理

1.個(gè)體程序型工作

對(duì)于個(gè)體程序型工作來(lái)講，遠(yuǎn)程辦公情況下容易缺乏監(jiān)督導(dǎo)致工作積壓。因此組織或上級(jí)需從以下方面做好協(xié)同管理。

2 提出明確的工作任務(wù)量，并分解到周、日；

2 每日通過(guò)日?qǐng)?bào)的形式例行檢查工作完成情況；

2 定期開(kāi)會(huì)，主要目的是活躍部門(mén)氛圍，增強(qiáng)個(gè)體工作者的組織感。

而對(duì)于個(gè)體程序型工作者來(lái)講，自律和規(guī)律的作息尤為重要，以保證工作效率的穩(wěn)定性。

2 制定作息表，可以給自己提出嚴(yán)格的上下班時(shí)間，將日工作量平均到每一小時(shí)來(lái)完成；

2 做好每日匯報(bào)，明確數(shù)量、完成的具體情況。

2.協(xié)同程序型工作

協(xié)同程序型工作受上下序工作進(jìn)度的影響，更需要組織或上級(jí)進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同管理，否則將影響全局工作進(jìn)展。

2 要明確整體工作的程序或流程、節(jié)點(diǎn)要求及工作標(biāo)準(zhǔn)要求；

2 以T-n方式追蹤節(jié)點(diǎn)工作，不要在節(jié)點(diǎn)要求當(dāng)天去問(wèn)員工是否完成工作，必須留有一定的余量；

2 在相對(duì)固定的時(shí)間以遠(yuǎn)程會(huì)議的方式進(jìn)行工作的溝通協(xié)調(diào)，以便于員工規(guī)劃工作；

2 隨時(shí)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通解決個(gè)體問(wèn)題。

不同于個(gè)體程序型工作，上半月的工作滯后了可以下半月加班趕工，對(duì)于協(xié)同程序型工作者來(lái)講，工作的滯后會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)度，因此一定要做好自我時(shí)間管理。

2 首先還是嚴(yán)格的工作作息和節(jié)奏，保證工作時(shí)間；

2 制定月工作日程表，并標(biāo)注節(jié)點(diǎn)工作的deadline；

2 在月工作日程表基礎(chǔ)上，按照倒推機(jī)制制定每日工作清單，逐一完成每日工作；

2 每日日?qǐng)?bào)除了每日工作量的匯報(bào)，還要明確節(jié)點(diǎn)工作進(jìn)度，以便相關(guān)協(xié)作者掌握。

3.個(gè)體知識(shí)型工作

對(duì)于個(gè)體知識(shí)型工作，因?yàn)槊咳展ぷ麟y以量化，如果不進(jìn)行有效的管理，往往結(jié)果會(huì)失控。因此，對(duì)于組織及上級(jí)要做好以下工作。

2 明確最終工作成果目標(biāo)，并提出關(guān)鍵工作節(jié)點(diǎn)及關(guān)鍵提交成果。知識(shí)型工作因?yàn)閭€(gè)體工作差異難以以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分解到每周、每日，但必須提出關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)并要求有交付成果；

2 每日監(jiān)督工作進(jìn)展，及時(shí)給與幫助。對(duì)于知識(shí)型工作，就算每天的任務(wù)都完成了也可能最終成果不合格，因此要注意每日的日?qǐng)?bào)檢查不是工作任務(wù)的檢查，而是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)給與幫助；

2 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行工作進(jìn)度的檢查和確認(rèn)。雖然知識(shí)型工作難以分解到日，但還是必須要設(shè)置4-5個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)并對(duì)提交成果進(jìn)行檢查確認(rèn)。

2 固定的時(shí)間進(jìn)行交流溝通，確保知識(shí)型工作有更充分的獨(dú)立工作時(shí)間。

對(duì)個(gè)體知識(shí)型工作者來(lái)講，如果缺乏個(gè)體的計(jì)劃管理，對(duì)績(jī)效結(jié)果的影響是“0”和“1”的關(guān)系，要么完成，要么沒(méi)完成，不存在完成百分多少的概念。那么，如何保證知識(shí)型工作開(kāi)展呢？注意以下幾點(diǎn)。

2 根據(jù)個(gè)人工作特點(diǎn)將月工作目標(biāo)分解到周、日；

2 保證每天的工作進(jìn)展，當(dāng)工作進(jìn)展難以推進(jìn)的時(shí)候，強(qiáng)迫給自己量的任務(wù)，比如查看多少篇資料，寫(xiě)多少字的思路，畫(huà)多少?gòu)堅(jiān)O(shè)計(jì)圖等等；

2 時(shí)間聚焦，不要碎片化工作，一定要用整塊的時(shí)間開(kāi)展工作；

2 工作聚焦，一段時(shí)間只做一個(gè)工作，核心創(chuàng)作部分工作完成了，再開(kāi)啟下一個(gè)工作任務(wù)；

2 注意思路想法的積累，多做筆記、多記想法、多寫(xiě)總結(jié)；

2 當(dāng)工作遇到瓶頸的時(shí)候多種渠道拓展思路，查資料，與同事探討，千萬(wàn)不可停滯不前。

4.協(xié)同知識(shí)型工作

協(xié)同知識(shí)型工作一般會(huì)面對(duì)多項(xiàng)目的協(xié)同管理，比如多個(gè)項(xiàng)目式研發(fā)、多個(gè)課題研究、多個(gè)咨詢(xún)項(xiàng)目的實(shí)施。難點(diǎn)在于要平衡知識(shí)工作需要相對(duì)的獨(dú)立性、專(zhuān)注性和協(xié)同工作需要大量溝通的問(wèn)題。因此，作為組織及上級(jí)，要確保以下幾點(diǎn)。

2 確保每一個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)最終負(fù)責(zé)人；

2 明確每一個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃甘特圖，并分解任務(wù)到每一位參與者；

2 利用有效的項(xiàng)目管理工具，能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度看板化管理；

2 相對(duì)固定的時(shí)間溝通討論。協(xié)同知識(shí)工作不可避免有大量的討論活動(dòng)，那么組織可以明確在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)可以組織各種討論，其余時(shí)間留給個(gè)體工作。

對(duì)于協(xié)同知識(shí)型工作者來(lái)講，每個(gè)人每天都像八爪魚(yú)同時(shí)要處理很多工作，既要保證分配給自己的工作的完成，又要積極響應(yīng)組織及同事的協(xié)作要求。因此區(qū)分輕重緩急對(duì)個(gè)體來(lái)講尤為重要。

2 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每日回顧所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體計(jì)劃及工作進(jìn)度，及時(shí)跟蹤到個(gè)人；

2 根據(jù)所有自己參與的項(xiàng)目計(jì)劃及分工制定每日工作清單；

2 每日工作要分輕重緩急，集中精力集中大塊時(shí)間做好首要責(zé)任、知識(shí)型的工作，利用碎片化時(shí)間做好協(xié)助型工作、溝通型工作，甚至要拒絕不必要的協(xié)作；

2 每周周報(bào)除了一周工作總結(jié)外，重點(diǎn)要關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度。

無(wú)論何種遠(yuǎn)程辦公形態(tài)，我們可以看到計(jì)劃和自律是提高協(xié)同工作效率的不二法寶，組織及個(gè)體需要調(diào)動(dòng)各種資源保證計(jì)劃的科學(xué)制定、有效執(zhí)行。

特殊時(shí)期的經(jīng)歷讓我們認(rèn)識(shí)到，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公不僅僅是一種趨勢(shì)，同時(shí)也可以產(chǎn)生高于集中辦公的效率，更將帶給我們更多的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)和更強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。